Beberapa waktu yang lalu sebelum perpindahan Web Hosting dari Perusahaan Hosting lama ke yang baru saya dan rekan-rekan mencoba untuk memberikan wacana dan informasi seputar perpindahan tersebut. Salah satu yang terkait dengan perpindahan tersebut adalah Email Publik karena sebetulnya setiap user/karyawan mempunyai 2 email yaitu publik dan internal. Karena kami menyadari bahwa ternyata selama ini mereka tidak mengetahui kalau setiap user mempunyai Email Lokal untuk kepentingan Intern dan Email Publik untuk kepentingan dengan pihak luar.

Hal ini menjadi perhatian kami karena walaupun sebetulnya selama ini sebagian besar sudah terbiasa menggunakan email tapi ternyata masih banyak yang belum menyadari dan memahami tentang apa itu email, baik jenis dan atau fungsi serta manfaat dari email tersebut. Terbukti dengan belum mengetahui sepenuhnya bahwa email yang digunakan selama ini adalah email lokal yang hanya digunakan untuk kepentingan intern di perusahaan.

Sebagian besar beranggapan bahwa setelah menjadi karyawan dan mendapatkan alamat email maka email tersebut bisa digunakan untuk email lokal dan juga email publik. Padahal sebetulnya ketika email intern mereka dibuat tidak secara otomatis dibuatkan juga email publik-nya karena untuk mendapatkan emai publik paling tidak harus mendapatkan ijin atau persetujuan dari atasannya masing-masing. Namun satu dan lain hal terkadang email public bisa didapatkan dengan cara bypass (tanpa melalui persetujuan atasan), dan inilah mungkin salah satu penyebab ketidaktahuan mereka.

Sebetulnya bukannya informasi tersebut tidak atau belum pernah disampaikan kepada mereka, tapi mungkin pesan yang selama ini kami sampaikan tentang perbedaan email lokal dan external/public dan juga informasi yang lain belum bisa dicerna dengan baik oleh mereka. Atau memang informasi yang disampaikan masih kurang atau bahkan mungkin informasi tersebut tidak sampai kepada mereka.

Dari situ kami menyadari bahwa ternyata tidak semua mendapatkan informasi tersebut sehingga kami mencoba untuk mensosialisasikan kembali mengenai perbedaan email lokal dan publik. Selain itu kami juga meminta pengguna Email Publik untuk meregister ulang emailnya. Namun ternyata masih segelintir orang saja yang mungkin sudah membaca, mengerti dan selanjutnya meregister ulang email mereka. Dan sebagian besar masih belum merespon dan meregistrasi ulang Email mereka.

Apa karena mungkin mereka masih menganggap informasi yang disampaikan melalui media digital seperti email masih belum terlalu penting dan atau ditanggapinya masih setengah-setengah? Atau kehadiran email dan web intranet masih belum bisa dimanfaatkan dan dijadikan sebagai sumber informasi yang valid karena selama ini masih terpaku kepada informasi yang sifatnya “Tertulis” atau dalam bentuk “Hard Copy”.

Namun kami berharap bahwa tidak termanfaatkannya media tersebut bukan karena ketidak perdulian mereka terhadap teknologi informasi. Sebagian dari mereka mungkin masih terbiasa dengan teknolodi konvensional sehingga belum bisa memanfaatkan media tersebut secara optimum.

Memang walaupun sekarang sudah jamannya globalisasi, teknologi sudah semakin canggih dan informasi digital sudah menjadi makanan sehari-hari tapi tetap tergantung dari diri kita masing-masing. Sejauh mana kita mampu menerima, beradaptasi, memanfaatkan dan menggunakannya untuk kepentingan kita semua.

Hal ini tidak hanya terjadi dalam kasus ini saja tapi dalam kasus-kasus yang lain. Dan kendala seperti ini mungkin bukan hanya terjadi di “Perusahaan” tempat saya bekerja tapi juga ditempat lain. Dan ini menjadi PR serta tantangan bagi kita semua terutama yang sudah memahami dan mengerti fungsi teknologi informasi ini agar bisa lebih mensosialikan lagi fungsi dan manfaat dari teknologi tersebut agar bisa dimanfaatkan lagi seoptimal mungkin.